Comment extraire l'or de nos archives


Photo Archives Municipales

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Evolution de notre comptabilité communale

Comme pour l'or, on pourrait dire que l'exploitation de nos archives a (au moins), trois modèles bien différents :

- Les pépites. Elles vous sautent à l'oeil en passant, ou se laissent sans trop de mal séparer du sable avec un tamis approprié
- Les filons : l'or est pur; mais il faut intuition, compétence, force et patience avec le pic
- Les minerais, qui exigent toute une "chimie".

Prenons des exemples dans nos archives mansoniennes

Les pépites


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Typiquement, la première page du premier recueil de nos conseils municipaux, ou le plan de 1905. Ca brille, ce n'est pas lourd, mais c'est émouvant, porteur de sens.

Les filons



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Typiquement, les ensembles de photos, les uns bien inventoriés, les autres plutôt en désordre. Ici quelques photos duprojet l'Opah des années 1980.
Ou les conseils municipaux. Presque chaque réunion apporte un peu de matière, à extraire de la lourdeur formelle des compte-rendus ou d'interminables vidéos.

Les minerais


Typiquement, les documents comptables. Rien d'attrayant. Je dirais même, dissuasion radicale pour le commun des mortels. On peut les feuilleter pour y trouver quelques pépites, mais l'essentiel n'est pas là. Pour en extraire l'or, il faudrait en dégager et en synthétiser la moëlle quantitative et les relations "systémiques" entre les éléments de compte. C'est-à-dire les jeux de relations entre les individus (explicitement nommés ou pas), les tâches, etc.

De plus,les documents antérieurs aux années 2000 sont rarement disponibles sous forme de fichiers informatiques formels (traitement de texte, tableur, base de données). Il faut donc partir du papier, y trouver textes et chiffres par reconnaissance optique, Pour les documents antérieurs aux années 50, il s'agit de manuscrits, d'où des lectures particulièreemnt difficiles... avec des ordinateurs performants en paléographie...

Cela suppose aussi des compétences en comptabiltié, voire en droit.

Là, il faudra encore quelques années avant d'en arriver là. A moins que les Mormons associés à Google n'y mettent les indispensables milliards.

En attendant, les compétences et l'intuition de notre archiviste restent le meilleur atout pour trouver son or dans la vaste mine qu'elle gère pour nous.

Un point de vue "histoire des systèmes d'information"


Pour 1940 (comme en général à l'époque) il y a trois documents comptables :

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De gauche à droite : Journal_General_Receveur 1_L_660 Depenses_Mairie_et_Bienfaisance 1_L_480 et Compte_administratif_du_maire 1_L_280

Le premier est un enregistrement manuel rapide, très peu lisible, et ne comportant que certaines écritures.

Le second est un assez gros volume, aux pages bien formatées et écrit presque à la ronde par un "employé aux écritures" soigneux.

Le troisième, document de synthèse signé à la fin par tout le conseil municipal, combine de nombreuses techniques d'écriture :

- le fond de la couverture et des pages a été imprimé (cela se voit à la qualité des tracés de traits et au fait que les quelques intitulés à la ronde ont les coupures de ligatures typiques de l'impression avec caractères au plomb)
- tout le continu a été tapé avec une machine comptable, très probablement du genre illustré ci-dessous
- les dates de millésimes 1940 et 1941, en haut des pages, ont été imprimés avec un tampon encreur
- on note quelques écritures manuelles, par exemple sur la couverture, la fin du millésime 1940.

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Ce genre de combinaison est de règle à l'époque. Je l'ai encore connu, au début des années 1960, dans une petite compagnie d'assurances, y compris l'écriture à la ronde pour quelques travaux particuliers. J'ai fait un petit scandale quand je suis arrivé un jour avec un crayon feutre !

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Et admirez l'écriture (vous pouvez cliquer pour agrandir). A gauche, quasiment de la ronde partout, sur le livre recettes-dépenses. Au milieu, le complément manuel "40" à l'impression "19'. A droite, le travail de la machine-à-écrire-comptable. La productivité n'était peut-être pas au rendez-vous, mais les 35 heures n'existaient que dans les rêves de quelques utopistes.

Difficile d'imaginer aujourd'hui le temps considérable qu'il fallait passer pour recopier ces écritures d'un papier à l'autre... et pour faire les additions, à la main bien entendu